Skip to content

BELGELER

MAYIS 2009 SAYI: 12

Ticari Fatura Nedir?

Ticari fatura, uluslararası ticarette kullanılan en temel belgelerden birisi olup ihracatçı tarafından düzenlenmektedir. Fatura: satılan bir malın niteliği, ölçüsü ile birim satış fiyatını ve toplam bedeli gösteren bir belgedir. Faturaların mümkün olduğunca kapsamlı olmasına, bilgilerin açıkça belirtilmesine ve kısıtlı düzeyde yabancı dil bilgisi olan birisinin dahi anlayabileceği düzeyde anlaşılır ve basit olmasına dikkat edilmelidir.

Ticari Faturalar: Proforma faturaya, siparişe, kontrat veya sözleşmeye istinaden satıcı tarafından düzenlenen mal veya hizmetin satışını gösteren belgelerdir. Ticari fatura, gümrük işlemlerine, döviz transfer ve taahhütlerine esas olarak alınan kesin faturadır.

Proforma faturada belirtilen satış koşulları nın alıcı tarafından uygun bulunması durumunda alıcının verdiği sipariş üzerine proforma fatura kesin satış faturasına dönüştürülür. Satış işleminin gerçekleşmesinden sonra düzenlenen faturaya orijinal fatura da denir.

TİCARİ FATURADA BULUNMASI GEREKEN BİLGİLER NELERDİR?

Ticari faturalar, UCP-600’ün (Uniform Customs and Practice for Documentary Credits) 18. maddesi ile düzenlenmiştir. Ticari faturada bulunması gereken bilgiler şöyledir: “Faturanın tarihi, mal/hizmet cinsi, satıcının ve alıcının isim/unvan adresleri, ödeme şekli, malların menşei, teslim şekli, mal veya hizmetin birim fiyatı, miktarı, tutarı, malların ağırlığı, ebatları, miktarı, sevkiyatın şekli, mallara ilişkin ambalaj özellikleri, numara v.b.detay açıklamalar.” Ayrıca belgeyi düzenleyenin imzası bulunması gerekir. UCP- 600'e göre faturaların imza zorunluluğu olmamakla birlikte, ülkemiz yasaları gereği söz konusu belgelerin orijinal imzalı (Elle atılmış/Islak imzalı) olması zorunludur. Navlun ve sigorta prim tutarları, yükleme ve boşaltma yerleri, ticari faturalarda yer alması gereken önemli noktalardır. CF veya CIF satışta, navlun satıcı tarafından ödenmektedir. Mal ile ilgili satış faturasında, navlun tutarı mal bedeline dahil olarak veya ayrı olarak gösterilebilmektedir. Bu faturaya Navlun Faturası denmektedir. Akreditif, mal bedeli ile birlikte navlun bedelini de içeriyorsa, konşimento ve diğer sevk belgesi üzerinde "Navlunu ödenmiştir" kaydının bulunması gerekmektedir. Örnek formda köşeli parantez [ ] içindeki rakamlarla gösterilen alanlar aşağıda açıklanmıştır.

TİCARİ FATURA HANGİ BİLGİLERİ İÇERİR?

[1] İhracatçının adresi tam olarak belirtilmelidir.

[2] İhracatçı ile temasa geçilmesinde faydalı olacak her türlü bilgi mümkün olduğunca detaylı verilmelidir (ihracatçının telefon, faks, teleks numaraları, email adresi gibi).

[3] İhracatçı açısından kimlik referansı olabilecek bilgiler yer almalıdır (vergi numarası gibi).

[4] Faturanın gönderileceği alıcı adresi açıkça belirtilmelidir. Burada ithalatçının verdiği talimatlara dikkatli bir şekilde uyulması gerekmektedir. Bazen malların ve faturanın gönderilmesi istenen adresler farklı olabilmektedir.

[5] Malların gönderileceği adres yazılmalıdır.

[6] Alıcının vergi numarası gibi referans olarak gösterilecek bir bilginin belirtilmesine ihtiyaç olup olmadığı, alıcı ya sorulmak suretiyle kontrol edilmelidir.

[7] Alıcıdan ihracatçıya ulaşan siparişin referans numarası tam olarak belirtilmelidir.

[8] Fatura kapsamında yer alan malların miktarı açıkça belirtilmelidir.

[9] Her bir miktara karşılık gelen malların tanımı, kolayca ayırt edilebilecek şekilde belirtilmeli ve bu malların ithalatçı ülkenin gümrük tarifesine uygun şekilde tarife numarası da bu bölümde yer almalıdır.

[10] Her bir malın birim fiyatı, taraflar arasında kabul edilen para birimi cinsinden belirtilmelidir.

[11] Birim fiyat üzerinden malın miktarına göre toplam değer yer almalıdır.

[12] İthalat vergi ve harçlarının hesaplanması nda kullanılmak üzere faturanın toplam değeri FOB (Free on board) olarak gösterilmelidir.

[13] Şayet taşıma giderleri ihracatçı tarafından karşılanıyorsa, nakliye şeklinin ayrıca gösterilmesi gerekmektedir.

[14] İhracatçı sigorta giderlerini de karşılamakla yükümlü ise, bu da ayrıca gösterilmelidir.

[15] Malın ulaşımını ihracatçı organize ediyorsa, malların ne şekilde teslim yerine ulaştırılacağı belirtilmelidir.

[16] Faturanın orijinal ve kopyaları tek tek imzalanmalıdır.

KARŞILAŞILAN TEMEL SORUNLAR VE DİKKAT EDİLMESİNDE FAYDA GÖRÜLEN HUSUSLAR

[1] Eğer ihracatçı ile bağlantı kurmaya ilişkin bilgiler tam değilse, gereksiz gecikmeler olabilir. Firmanın fatura formu üzerinde, haberleşme ile ilgili bilgiler bulunuyorsa bu bilgiler (tel, faks, teleks, vb.) daktilo edilmek veya bir etiket yapıştırmak suretiyle ilave edilmelidir. Firmanın vergi numarası gibi bilgilerinin de fatura üzerinde bulunmasına dikkat edilmelidir.

[2] Adresin eksik belirtilmesi halinde belgelerin yerine ulaşması gecikebilir. Aksi belirtilmedikçe fatura, müşterinin malların gönderildiği adresine yollanmalıdır.

[3] Teslim yerine ilişkin adres belirtilmez veya yanlış yazılırsa, mal tesliminde gecikme olabilir. Aksi belirtilmedikçe mallar, aynı adrese gönderilmektedir. Sipariş mektubundaki müşteri talimatları bu açıdan dikkatle incelenmelidir.

[4] Müşteri tarafından belirtilmesi istenen vergi numarası veya benzeri bilgi faturada yer almamışsa, gecikmeler ve maddi kayıplar doğabilmektedir.

Müşterinin fatura üzerinde özellikle belirtilmesini istediği bilgilerin olup olmadığı kontrol edilmelidir. Bazı ülkelerin, ithalatta alınan vergilerle ilgili düzenlemeleri gereği; ithalatçının vergi numarasının veya başka bir bilginin fatura üzerinde gösterilmesi istenebilmektedir.

[5] Müşterinin satın alma referansı (sipariş numarası-order number) gösterilmediği zaman, ödeme çoğunlukla gecikmektedir.

[6] Malların miktarı faturada açık bir şekilde belirtilmemişse, ithalatçı ülkede gümrük memurlarınca veya alıcı tarafından malların kontrolü zor olabilir. Miktarı belirtirken, fatura neye karşılık geliyorsa ona uygun birimler kullanılmalıdır. Örneğin: 4 düzine yerine 4 kutu yazılmamalıdır.

[7] Malların tanımı eksik yapılmışsa, ürünleri birbirinden ayırt etmek zor olabilir. İthalatçı ülkenin gümrük tarife numaralarına uygun şekilde malların pozisyon numaraları belirtilmelidir. Bu, gümrük vergilerinin doğru hesaplanmasında gerekli bir bilgidir. Mal tanımı tam yapılmalıdır: Örneğin pil ihraç edilecekse, tanımlayıcı özellikler detayları yla belirtilmelidir. "5 volt dry cell batteries type PP7" yerine " PP7 batteries" veya daha da kötüsü "PP7" yazılmamalıdır.

[8] Faturada kullanılan para birimi belirtilmemişse, yanlış anlamalar olabilir ve bu da ihracatçı için ekstra maliyetle sonuçlanabilir. Ayrıca para biriminin açık bir şekilde, hiçbir şüpheye meydan vermeyecek biçimde ifade edilmiş olması da önemlidir. Örneğin sadece "Dolar", "Pound", “Frank" olarak belirtilmemeli, "Avusturya Doları" veya "Amerikan Doları" gibi açık ifadeler olmalıdır.

[9] Faturada kapsanan ürünlerin ayrı ayrı değerleri gösterilmemişse, faturanın kontrolü zor olabilir. Bu, aynı zamanda, ithalatçı ülkenin gümrüğünde vergilerin doğru hesaplanmasında ve müşterinin faturayı kontrolünde ve ürünün satış fiyatının belirlenmesinde kolaylık sağlayacak bir bilgidir.

[10] FOB değer ayrı olarak gösterilmemişse, ithalatçı ödemesi gerekenden daha fazla ithalat vergisi ödeyebilir.

[11] Navlun giderinin neleri kapsadığı belirtilmezse, yanlış anlamalar doğabilir ve bu da ithalatçı için ekstra maliyetlere neden olabilir.

[12] Eğer taşıyıcı ve yükleme tarihi belirtilmemişse, konsinye işlemini takip çok güçtür.

[13] Eğer her bir orijinal fatura ve nüshası ayrı ayrı imzalanmamışsa ithalatçı ülkenin gümrüğünde fatura, yetkililerce kabul edilmeyebilir. Fatura orijinalinin ve kopyasının ayrı ayrı imzalanmış olduğu kontrol edilmelidir.

TİCARİ FATURA HAZIRLARKEN İHRACATÇININ KONTROL ETMESİ GEREKEN HUSUSLAR

1. Faturadaki basılı bilgilerin doğruluğunu kontrol ediniz.

2. Alıcının (ithalatçı) adresinin doğruluğundan emin olunuz.

3. Teslim adresi ile fatura adresinin aynı veya ayrı olup olmadığını kontrol ediniz.

4. Faturadaki mal miktarının şüpheye yer bırakmayacak şekilde açık bir biçimde belirtildiğinden emin olunuz.

5. Ürünlere ilişkin açıklamaların, ithalatçı ülkenin kullandığı gümrük tarifesi numarası belirtilerek, ürüne yabancı olan kişiler için bile yeterince anlaşılır biçimde yazılıp yazılmadığını kontrol ediniz.

6. Faturada her bir kalem ürünün fiyatı, hangi ülkenin para biriminin kullanıldığı belirtilmiş mi? Kontrol ediniz.

7. Her bir kalem maldaki toplam değer belirtilmiş mi? Kontrol ediniz.

8. Malların toplam FOB (Güvertede Teslim- Free On Board) fiyatı ve nereden teslim alınacağının belirtilip belirtilmediğini kontrol ediniz.

9. Navlun masrafları fatura fiyatına dahil ise ayrıca gösterilmelidir.

10. Sigorta bedelini fatura üzerinde gösterdiniz mi? Kontrol ediniz.

11. Malların ne şekilde yüklendiğini ve ne zaman yükleneceğini belirttiniz mi? Kontrol ediniz.

12. Firmayı temsile yetkili kişi tarafından, fatura aslı ve kopyaları teker teker imzalandı mı? Kontrol ediniz.

13. Yazım hataları olabileceğini düşünerek son kez gözden geçiriniz.

14. Nakliyeye ilişkin belgelerle birlikte bir adet fatura örneğini de gerekebileceği acil durumlar için saklayınız.